Organización de Congresos
Nos especializamos en lograr que su evento genere interacción a través de la implementación de sesiones “icebreakers” que permitirán que sus participantes se conecten entre sí y con la temática, logrando así dinamizar el desarrollo de su congreso.
Designamos un punto focal quien se encargará de asesorar y planificar detalladamente junto al cliente todos los aspectos logísticos y de comunicación que serán requeridos en cada una de las etapas de su evento, administrándolo de forma eficiente y cumpliendo rigurosamente con el presupuesto financiero designado de forma de asegurar el retorno de su inversión.
Nos adaptamos a las necesidades específicas de cada cliente, gestionando su evento de forma total o parcial, a través de los siguientes servicios:
Nuestros servicios
Planificación y Promoción
- Identificación de los requerimientos del Comité Organizador y definición de la asignación de tareas y responsabilidades.
- Asesoramiento en la selección de la sede del evento según los requerimientos del cliente.
- Armado y actualización de la página web.
- Diseño y ejecución de un plan de comunicación estratégico para promocionar el evento a través de páginas web, redes sociales, entrevistas y comunicados de prensa.
- Diseño y producción de materiales impresos y en formato electrónico (invitaciones, programa, certificados, newsletters y boletines).
- Confección de e-mailings, posterior envíos y seguimiento con los participantes.
- Merchandising del evento.
Administración Financiera
- Elaboración de presupuesto financiero según la planificación del evento.
- Solicitud de cotizaciones a distintos proveedores que contemplen los requisitos del Comité.
- Procesamiento de informes regulares del estado financiero del evento (control de ingresos y egresos).
- Presentación de balance final ante el Comité Organizador al culminar el evento.
Comercialización y Patrocinio
- Identificación y captación de potenciales expositores y patrocinadores.
- Redacción y trámite de solicitudes de auspicio.
- Diseño de la zona de exposición y venta de stands.
- Organización de la asignación de espacios y supervisión permanente de los servicios durante la exposición.
- Control del montaje y desmontaje de los stands.
Secretaría Técnica
- Recepción y procesamiento de solicitudes, confirmaciones, facturación y cobro de inscripciones, a través de tarjeta de crédito (registro online).
- Confección de nota logística para los participantes que provienen del exterior.
- Procesamiento de las reservas y confirmaciones del alojamiento.
- Gestión o facilitación de reservas y confirmaciones de pasajes.
- Organización y gestión de actos sociales y protocolares conjuntamente con Autoridades Locales y el Comité Organizador (acto de apertura / ceremonia de clausura, cóctel de bienvenida, cena de gala, paseos guiados).
- Procesamiento de acreditaciones e impresión de certificados al cierre del evento.
- Contacto permanente con los participantes para responder de forma inmediata a sus consultas.
- Elaboración y actualización de base de datos de los participantes.
Secretaría Científica
- Asistencia al Comité en la recepción, clasificación y publicación de los trabajos científicos.
- Comunicación a los ponentes la aceptación de sus trabajos, así como los formatos que deberán presentar los mismos.
- Coordinación y armado del programa científico.
- Procesamiento de las reservas y confirmaciones del alojamiento para ponentes.
- Gestión o facilitación de reservas y confirmaciones de pasajes para ponentes.
Secretaría Intra Evento
- Armado de secretaría, sector de acreditaciones y área de exposición.
- Cobro de nuevas inscripciones.
- Montaje y disposición de las salas con sus respectivos equipamientos audiovisuales.
- Coordinación y supervisión permanente por parte de nuestro equipo de trabajo de todos los servicios contratados para el evento (técnicos, maestro de ceremonia, asistentes de sala, intérpretes, traductores y seguridad).
- Acreditación y entrega de material impreso del evento para los asistentes (solaperos, agenda, ponencias, block de notas personalizado).
- Supervisión de los aspectos protocolares (banderas, logos, banners y sitting).
- Supervisión del desarrollo correcto del programa.
- Asistencia a los requerimientos de los ponentes, miembros del comité y participantes.
- Entrega de certificados a los participantes al cierre del evento.
- Control de asistencia a sala.
Secretaría Post Evento
- Distribución de certificados no retirados durante el evento.
- Confección de notas de agradecimiento a los ponentes, patrocinadores y auspiciantes.
- Procesamiento de informes estadísticos para valoración final del evento.
Coordinación de Traslados y Tours
- Confección de nota logística para los participantes que provienen del exterior.
- Designación de un punto focal en el aeropuerto/puerto para que reciba y coordine los traslados de los invitados VIP.
- Coordinación de traslados de los participantes a todas las actividades previstas en el programa del evento.
- Presentar distintas propuestas turísticas a través de tours y excursiones para los participantes durante las etapas pre/post congreso que no afecten el normal desarrollo del evento.
Seguridad
- Elaboración de Informe de Evaluación de Riesgos de la sede del evento y presentar al Comité para su aprobación.
- Instrumentación de sistema de acreditación con código identificatorio para los participantes para controlar el ingreso a las salas del evento.
- Información y coordinación para solicitar al Ministerio del Interior el refuerzo de la vigilancia perimetral de la sede del evento.
- Gestionar cobertura médica de la sede del evento.